Beasiswa / erasmus mundus / kuliah / Writing

Mempersiapkan Dokumen untuk Sekolah (Lagi)

Erasmus Mundus Indonesia

Tak terasa, sudah memasuki pertengahan bulan September dan beberapa program beasiswa Erasmus Mundus juga telah dibuka. Bagi yang ingin mendaftar  kesempatan Study-in-Europe ini tentunya harus mempersiapkan aplikasi dokumen persyaratan yang diminta. In the meantime, pada tahun 2011 Erasmus Mundus memiliki 131 program master course yang ditawarkan untuk Action I dan project2 lainnya untuk Action II. Masing-masing program memiliki persyaratan yang berbeda-beda, sehingga tidak dapat di-generalisasi persyaratan2 yang ada. Seperti contohnya: ada yang minta legalisasi oleh embassy & ada yang tidak; ada yang minta surat keterangan bukti pengalaman kerja, ada yang tidak; dll. Dulu pertama kali saya membaca persyaratan yang ada seringkali merasa “waduh, banyak dan ribet bener.” Padahal sebenarnya ketika dilakukan, ya tidak seberat yang dibayangkan. Enjoy aja😉 I do believe that there’s always a rainbow after the rain. Namun tidak disarankan menjadi deadliners soalnya jadi terburu2 dan makin terasa riweuh sangeut *curcol*.

Beberapa dokumen yang menjadi persyaratan program yang saya apply adalah:

1. Ijazah + transkrip

Translasi ke Bahasa Inggris & legalisir oleh instansi yang terdaftar –dokumen saya dilegalisir oleh ITB. Bisa minta tolong melalui kantor Tata Usaha (TU) di fakultas masing2. Di TU STEI (Sekolah Teknik Elektro dan Informatika ITB), waktu yang dibutuhkan untuk legalisir maupun translasi paling cepat adalah 7 hari. Namun pengalaman saya, bisa lebih dari seminggu. Jadi sebaiknya jangan mepet2 deadline beasiswa. Beneran lho, apalagi jika Bapak Dekan/Wakil Dekan sedang ke luar negeri, bisa2 lebih lama lagi karena beliau yang akan menandatangani legalisir dokumen.

Salah satu program Erasmus Mundus yang saya daftar, mensyaratkan legalisir oleh kedutaan Uni Eropa, bisa negara manapun. Sebelum dapat dilegalisir oleh kedutaan, dokumen tersebut harus dilegalisir oleh Kemenkumham dan kemudian Kemenlu terlebih dahulu. Kantor Kemenkumham berada di Jl. HR Rasuna Said, Kuningan (seberang Pasar Festival) dan banyaaaak sekali calo yang saya temui di dekat kantor legalisasi dokumen. Waktu itu saja, saya bertanya dimana lokasi kantor legalisasi ke satpam dan si satpam memperkenalkan saya ke calo. Yang ending-nya, saya malah diceramahin sama si calo, “Kamu kan masih muda, mahal lho pakai jasa saya. Jadi mendingan kamu ikutin prosedur yang benar ya.” Ngeeekk!

Proses legalisir oleh Kemenkumham membutuhkan waktu dua hari kerja. Hal yang perlu dipersiapkan adalah: dokumen asli + kopian yang ingin dilegalisir, materai Rp. 6.000, fotokopi KTP, map (beli di koperasi Kemenkumham), dan uang cash. Masing2 kopian dokumen yang dilegalisir akan dikenai biaya sebesar Rp 30.000,- Sementara itu, kantor kemenlu berada di dekat stasiun Gambir, Jakarta. Masing2 kopian dokumen dikenai biaya sebesar Rp 10.000,- (lebih murah, yes) dan tentu saja tak boleh lupa menyiapkan materai 6ribu, dan map kuning (bisa dibeli dimana saja).

2. Sertifikat kemampuan bahasa (TOEFL IBT/IELTS/CAE, dsb)

Untuk sertifikat kemampuan bahasa, sebaiknya memperhatikan persyaratan yang diminta oleh universitas/program beasiswa yang dituju. Alhamdulillah program Erasmus Mundus & universitas yang saya tuju meminta TOEFL IBT/IELTS. Saya lebih memilih TOEFL IBT karena honestly, saya kurang familiar dengan IELTS. Disini yang harus digaris bawahi adalah TOEFL IBT (Internet Based Test) berbeda dengan TOEFL ITP (Institutional Testing Program). IBT dapat digunakan untuk international programs, sementara ITP mayoritas digunakan untuk skala nasional (misal: tes kerja /S2 dalam negeri). IBT terdiri dari tes Reading, Listening, Speaking, dan Writing. ITP terdiri dari tes Reading, Listening, dan Structure. Range nilai yang digunakan pun berbeda: IBT maks. 120 points, ITP maks. 677 points.

Pendaftaran TOEFL IBT melalui alamat situs resminya di situs ETS. Pembayaran sebesar 165$ dilakukan dengan credit card dan itu sudah termasuk 1 sertifikat nilai yang dikirim ke rumah saya + 3 copy yang dapat dikirim langsung ke universitas tujuan. Saya memilih tanggal ujian 13 November 2011 dan lokasi ujian di TBI Dago karena dekat dengan kosan.  Meskipun seminggu kemudian nilai saya dapat saya lihat di akun ETS saya, hardcopy nilai baru tiba di rumah saya pada pertengahan Januari 2012. Dua bulan, cyiin! Fortunately, waktu saya email konsorsium Erasmus Mundus yang programnya saya incar, mereka memperbolehkan scanned version dari hardcopy nilai TOEFL saya menyusul. Bisa gaswat itu kalo nggak boleh, jangan ditiru yes!😉

Untuk persiapan tesnya, itu tergantung pribadi masing2. Kalo saya dulu, saya dilarang sama Bapak untuk ikut les. Walhasil saya latihan mandiri dengan buku TOEFL IBT terbitan ETS plus pinjam buku yang terbitan Longman dan Barrons milik teman saya. Penjelasan di buku Barrons agak kurang sreg buat saya, tapi banyak latihan soalnya. Sementara buku Longman: sejauh ini saya tidak menemukan toko di Bandung yang menjual (teman saya dapat karena les di TBI Bandung). Sayang yaaa, padahal buku Longman ini enak penjelasannya plus enak latihannya loh. Jika merasa belum pede untuk ambil tes-nya (yang muahal itu), ada tes preparation-nya juga lho. Tapi lagi2 karena tes preparation-nya waktu itu saya nggak ada dana, jadi saya nekat aja deh langsung ambil tes ibt benerannya :p

PS. Sebaiknya gunakan jatah 3 copy nilai yang bisa dikirim langsung ke universitas tujuan. Biasanya masing2 universitas memiliki kode pengiriman TOEFL dan informasi tersebut dapat Anda peroleh di situs universitas. Jika tidak ketemu, tanyakan langsung melalui email ke Contact Person universitas. Oh iya, terkadang ada beberapa universitas yang memang menginginkan pengiriman langsung dari ETS (penyelenggara tes TOEFL).

PSS. Masing2 universitas memiliki batas minimum untuk persyaratan Bahasa Inggris. Cek! Cek! Cek! (Ngeceknya jangan ke saya, tapi langsung ke situs programnya. Soalnya terkadang ada yang bertanya mengenai persyaratan ini ke saya.)

3. Identitas Diri (Paspor)

Karena kita ingin apply ke universitas di Luar Negeri, saya tidak menyarankan Anda menggunakan kartu identitas lokal (KTP) Anda. Ada baiknya membuat paspor mulai dari sekarang, meskipun belum ada rencana ke LN. Selain itu, bisa mengurangi kecurangan melalui calo. Saya dulu tidak menggunakan calo dan ternyata prosesnya cukup lancar, yang penting sabar menanti antrian saja😉 Biayanya pun sepertiga dari harga yang ditawarkan calo.

4. Surat Rekomendasi

Mayoritas diminta minimal 1-2 surat rekomendasi. Referee bisa dari dosen, pembimbing TA, atasan tempat kerja, ataupun siapa saja (asal bukan anggota keluarga) yang mengetahui kemampuan Anda. Saya meminta tolong kepada Ibu pembimbing TA saya, dosen Lab. RPL, dan dosen yang menguji TA saya. Berdasarkan pengalaman saya, ada beberapa dosen yang menuliskan sendiri surat rekomendasi dan ada juga yang meminta kita membuat terlebih dahulu draft surat rekomendasi baru kemudian dikoreksi oleh beliau. In addition, ada universitas/konsorsium yang menyediakan template surat rekomendasi, ada juga yang tidak.

5. Motivation Letter

Nah, ini dia salah satu persyaratan yang “katanya” paling menentukan aplikasi beasiswa. Program Erasmus Mundus LOTUS menuliskan persentase penilaian komponen aplikasi beasiswa di situsnya dan motivation letter memiliki persentase sebesar 30% (Ingat! Jangan digeneralisasi dengan program beasiswa lain. Cek masing2😉 )

Disini saya sebisa mungkin “menjual” diri saya tanpa banyak blabbering (mindless talking), to the point, jelas tujuan, dan mengusahakan maksimal 1 halaman saja. Motivation letter untuk aplikasi Erasmus Mundus LOTUS saya sebanyak 1.5 halaman karena penggunaan ukuran font yang besar😛 (ukuran font nggak ngaruh, hahaha. Ini hanya selera saya saja). Banyak yang bertanya kepada saya, “Apa tips motivation letter yang baik?”. Hemss, bingung sebenarnya jawabnya bagaimana, tapi saya pernah bercerita mengenai langkah saya latihan membuat essay disini. Mungkin dapat membantu.

6. Curriculum Vitae (CV)

Hikmah dari pernah coba2 apply kerja adalah saya jadi googling2 dan bertanya ke teman2 dan senior2 bagaimana CV yang “disarankan”. Program Erasmus Mundus DESEM –saya hanya masuk ke reserved list. 31 Juli 2012: saya diterima u/ program self-funding. Pertengahan Agustus: diterima untuk beasiswa. Namun tidak diambil.—mensyaratkan untuk menggunakan template Europass CV, yang kemudian saya gunakan juga untuk mendaftar program Erasmus Mundus LOTUS –Alhamdulillah, saya diterima program beasiswa ini🙂

Sekali lagi (maaf jika bosan), beberapa yang saya tulis diatas adalah beberapa persyaratan pada program yang saya daftar. Semoga bermanfaat dan… kata penutup dari saya: Jangan malas mempersiapkan dokumen persyatan, yes!😉

Kiss from Porto,

Another reference from my fellow Erasmus Mundus, Aditya Iman Rizqy.

26 thoughts on “Mempersiapkan Dokumen untuk Sekolah (Lagi)

  1. informatif banget artikelnya, ada beberapa pertanyaan yg ingin saya tanyakan:
    1. Untuk Erasmus Mundus Lotus, apakah semua pilihan program yg ada di masing2 universitas partner bisa diambil di bawah skema beasiswa LOTUS III?
    2. Proses pengajuan aplikasinya melalui website LOTUS III atau melalui web univ. yg kita tuju juga?

  2. Halo mba bhella.
    1. Wah benarkah mba?jadi itu belaku untuk semua program studi yg ada di setiap universitas partner? karena saya juga melihat ke konsorsium lain seperti TECHNO 2 misalnya, itu pilihan programnya sudah disediakan atau ditentukan sebelumnya (link: http://www.techno2-em.org/default.aspx?mid=10&page=University%20Information )
    2. Berarti teknisnya setelah apply via LOTUS III, kemudian menunggu, jika dinyatakan lolos nanti apakah tetap mengajukan aplikasi lagi ke universitas tujuan atau seperti apa mba?

    Makasih ya

    • Hallo Fandy,
      1. Tahun lalu waktu saya mendaftar LOTUS II demikian. Untuk lebih jelasnya (plus, agar makin yakin), sebaiknya bertanya langsung ke contact person konsorsium LOTUS di lotus@ugent.be
      Yang perlu diperhatikan adalah teaching language yang digunakan. Apakah kamu menguasai bahasa tersebut/tidak. Jika informasi yg terdapat di situs universitas kurang lengkap, langsung hub CP program di univ tsbt.
      2. nope. semuanya langsung diurus oleh lotus. btw, kamu dftar untuk program exchange atau degree student yah?

      sama2🙂

      • hehe.sip sip, udah yakin kok, itu berlaku untuk program selain LOTUS III nggk mba? Saya rencananya daftar program degree, karena saya tidak berasal dari salah satu univ partner yg ada di Indonesia, selain itu sudah lulus S1, sudah benar kan Mbak saya ambil program master degree?
        Oia mengenai TOEFL, pake yg ITP berlaku nggk Mba?atau harus iBT?

    • waktu presentasi LOTUS di kampus saya (ITB), perwakilan lotus itb mengatakan u/ ITP bisa digunakan. tapi saya tetap menggunakan toefl ibt. teman saya yg dapt lotus jg tapi ke gent univ, dia pakai ielts resmi🙂
      untuk jaga2 saran aku sebaiknya pakai yg ibt saja. soalnya itp kan institutional. tapi gatahu jg yaaa🙂 silahkan email ke konsorsium saja.

      yes, kalo sudah lulus brrti ambil yg master degree.

  3. Pingback: Erasmus Mundus: What’s the Deal? « array of trashes

  4. Halo Bella, salam kenal ya…

    Selamat atas keberhasilannya mendapat beasiswa di eropa. terima kasih juga sudah menshare banyak info bagus dan menarik. Jadi senang karena sudah nyasar ke blog ini via google ^^

    Saya berminat ambil master lewat lotus juga, skrg sedang mempersiapkan segala sesuatunya.. nah sy mau tanya, kabarnya Lotus itu lebih diutamakan utk yg exchange ya..? Kalau boleh tahu, di tahunmu ada berapa orang mahasiswa yg dapat master, dan bagaimana perbandingan proporsinya dgn yg exchange..?
    Apakah seluruh univ partner menerima mahasiswa lotus secara merata, atau ada Univ yg menerima lebih banyak mahasiswa via lotus..?

    Segitu dulu aja pertanyaannya, saya tunggu cerita2 menarik lainnya dari Porto..🙂

    • olá, Tanti!😉 salam kenal juga yes
      sama2. senang infonya bisa berguna.

      itu kabar darimana yaa? sejauh ini saya tidak memperhatikan berapa banyak & perbandingan yg exchange/tidak. yang jelas yang ke kampus saya (uPorto), dari Indonesia ada 2 orang (saya-Master degree & 1 org lagi exchange student 10 bulan).

      di situs lotus berikut terdapat jumlah awardees u/ lotus II: http://www.lotus.ugent.be/index.asp?p=1627&a=1625

      siappp. Porto membuat otak saya penuh cerita2 yang ingin ditulis~

    • yeah, harus makin bersemangat. tantangan yg semakin besar justru membuat persaingan beasiswa menjadi menarik😉 saya juga sebelumnya pernah mengalami kegagalan kok. *ada postingannya juga di blog ini*

      kalau tidak salah, sudah ada kapasitas kuotanya masing2 u/ exchange atau degree. jadi tidak ada yg diutamakan. cuma mungkin perbedaannya di jumlah kuota. brpa banyak kuota exchange, brpa bnyak kuota u/ degree.

      ayuk mengejar erasmus mundus. semuanya “dibayarin” heheheheheeee.

  5. Thanks Bhella..ini bermanfaat sekali. Nanti boleh aku share yaa? Eh jadi Bhella lolosnya yang LOTUS? Aku kemarin reserved list LOTUS. Dan berdasarkan pengalamanku, kecil kemungkinan reserved list itu akan keterima karena jarang kan ada orang yg mengundurkan diri. Hehe.. (Tahun lalu reserved list juga.. Langganan :p) Tapi harapan selalu ada sih.😉
    Btw aku setuju kalau proses aplikasi beasiswa itu membuat kita belajar banyak hal baru. Dan pengalaman dari mulai bikin CV, motivation letter, interview, dll, bikin kita terus menggali dan memperbaiki.
    Semangat untuk semua scjolarship hunters!😉

    • sama2, kak icha. silahkan bangeeet jk ingin men-share. very happy to know that this post can be useful to others🙂

      sebelum diterima aku jg pernah ditolak & masuk reserved list juga, kak. to be honest, itu membuat aku sedih & down, tapi yang paling penting: aku sudah mencoba. we’ll never know the result until we try it, rite?😉 dan nggak kerasa, itu juga jd semangat aku u/ terpacu agar aplikasi slnjutnya harus lbh baik dr yg sebelumnya *malah curcol*

      semangaaat terus, kak Icha & para scholarship hunters!!! \(^o^)/

  6. Halo.. Makasi kak share nya

    Saya skarang jg lagi coba apply Erasmus Mundus niy. Nah yg mau saya tanya waktu kakak legalisir ijazah di dephumham+deplu+kedutaan itu yg dilegalisir asli atau copy-annya ya?
    Di keterangan web EM nya ga disebut euy soalnya.
    Makasi ya kakak..🙂

  7. Halo kakak..

    Makasi ya share nya. Sekarang ini saya juga lagi coba apply untuk Erasmus Mundus. Nah yang saya mau tanyain waktu kakak legalisasi ijazah ke dephumham itu yg dikasih asli nya atau copy-an nya ya?
    Di web EM nya ga ditulis euy soalnya. Dan udah kirim imel ke CP di Gent nya tapi blom ada balesan.

    Makasi ya kakak jawabannya..😀

    • persyaratan erasmus yg kamu mau daftar ada permintaan u/ legalisir embassy kah? kalo enggak tertulis sprti itu, cukup legalisasi dr universitas/instansi terdaftar sprti notaris.

      kalo iya, u/ ke kemenkumham: ijazah yg dibawa kemarin sih punyaku kopiannnya sudah dilegalisir sm universitas, jd seingat aku tidak menyerahkan yang aslinya. tapi untuk jaga2 dibawa saja ke kantor kemenkumham, kalau tdk diminta ya sudah😉 tapi yg dilegalisir si kopiannya yang jelas

  8. slamat ya mbak🙂
    saya jg kepengen dapat beasiswa erasmus mundus kayak mbak. Saya mau tanya, mbak.

    1. saya mau ambil S2 di Prancis, persyaratan Univrsitas yg sya pilih adlh menguasai bahasa Prancis, ini sya jg lg blajar bahasa Prancis. Nah, untuk dapat beasiswa erasmus mundus apa harus lulus TOEFL? Mengingat Univrsitas yg sya pilih mensyaratkan bahasa Prancis, bukan bahasa inggris.

    2. Kalau untuk dpt beasiswa degree erasmus mundus, itu syaratnya gmana mbak?

    trima kasih matur nuhun mbak. 🙂

    • haloo dedi,
      thaaankyou!

      1. universitas tsbut tmasuk di salah satu konsorsium program emundus kah? jika iya, biasanya psyaratannya tgntg konsorsium. mostly sih minta toefl/ielts (bisa plus sertifikat bhsa prancis juga lho kadang2. tergantung programnya.)

      2. persyaratannya umumnya yg aku cantumin dsni tp msg2 program beda2 persyaratannya. jk mau tanya2 lsg ke alumni emundus Indonesia bisa ke http://emundus.wordpress.com😉

  9. Hi Bella,

    Congrats dapet beasiswa bergengsi tu ,,,

    Ikutan tanya ya.

    1. Selain ijazah dan transkrip yg dilegalisir di kementrian, dokumennya apa lagi (seperti working certificate, passport, TOEFL/TOEIC/IELTS, etc)? yg dilegalisirnya bahasa indonesia atau yg sudah ditranslate dan dicap sworn translator?
    2. Adakah batas jumlah max. dok yg dilegalisir?

    Thanks a bunch🙂
    *Riyan

    • halloo Riyan. terribly sorry for my late reply. just checked my blog after hectic week🙂

      Alhamdulillah ^_^ Terima kasih yaaaa.

      aku jawab yaaah langsung
      1. Untuk ini tergantung persyaratan beasiswa yang di-apply. Ada bbrpa yang tidak mensyaratkan legalisir oleh kementrian juga😀
      Yang dilegalisir adalah dokumen yang sudah di translasi krna akan dilegalisir oleh kedutaan nantinya

      2. Untuk ini sy kurang tahu hehe krna dulu hny legalisir seperlunya sy saja.

      You’re welcome. Good luck!!!😉

  10. Hi Bella,

    Mau nanya dong. Waktu kamu minta scan dari hardcopy ibt toefl, mintanya langsung ke pihak ETS ya? Saya bingung, ini deadlie beasiwa 31 Desember, baru keluar hasilnya tadi pagi (17-12-2013), bisa ga ya kita minta scannya saja? Trus kalo bisa, prosedurnya seperti apa?

    Thanks,
    Fanteri

      • Berarti kamu udah punya hardcopynya ya?
        Kemarin memang aku kirimkan 1 hardcopy ke tempat aku tes toefl.
        Tapi takut ga keburu euy, tinggal 2 minggu lagi, dan aku baca dari blog sebelah, bisa 4minggu-an ya hardcopy nya baru sampai T_T

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s